自治会・町内会の総会委任状の回収に、毎年時間がかかっていませんか。
紙の委任状は、配布・回収・催促・集計に手間がかかるだけでなく、規約や会則で定められた定足数を満たして総会が成立するかどうかを、直前まで把握しづらいという課題があります。
デジ町 町内会LINEでは、総会委任状の提出をLINEでデジタル化できます。住民はQRコードを読み込んでスマホから提出でき、役員は提出状況をリアルタイムで確認できます。
本記事では、自治会・町内会の総会委任状をLINEでデジタル化する方法と、実際にデジタル委任状を導入した埼玉県朝霞市・東町内会様の事例をご紹介します。
その委任状、今年も紙で集めますか？
総会委任状とは？
総会委任状とは、総会を欠席する会員が、自分の議決権を他の会員や議長に委任するための書類です。
自治会・町内会の総会では、定足数を満たすために委任状の提出が重要になります。
回収できなければ、総会が成立しないリスクも
自治会・町内会の総会は、定足数を満たさなければ成立しません。委任状の回収率が低いと、毎年ギリギリの綱渡りになることも。
役員の皆さんが抱える、委任状にまつわる3つの悩みを整理しました。
紙の委任状運用では、配布・回収・催促に時間がかかるだけでなく、回収率が上がらず総会成立が不安になることもあります。さらに、紙の委任状は枚数確認や保管、後からの確認にも手間がかかり、役員負担の大きな原因になっています。
自治会・町内会の役員は、みなさんボランティアです。限られた時間の中で、地域のために動いてくださっている。
デジ町 町内会LINEで、総会委任状の提出がLINEで完結。
新しいアプリは不要です。住民の方がすでに使っているLINEで、委任状の提出から集計まで、すべてが完結します。
デジ町 町内会LINEのオープンチャット機能を活用することで、提出する住民も、集める役員も、両方がラクになります。
住民はスマホのLINEから、いつでも提出できる
利用の流れはシンプル3ステップ
役員が委任状の案内を記載した紙を各戸に配布
住民は紙に掲載されたQRコードをスマホで読み込む
出席・欠席・委任先をLINEから送信して完了
役員はリアルタイムで提出状況を把握・集計できる
住民がQRコードから送信した内容は、役員側でリアルタイムに確認できます。
- 提出状況がリアルタイムで把握できる
- 催促・再配布・枚数確認の作業が大幅に削減
- 集計結果がデジタルで残るため、保管・管理も簡単
デジタル委任状を無理なく導入できる3つの理由
専用アプリ不要、LINEを活用するため、住民への新たなアプリ導入が不要
紙とデジタルの併用で、誰も取り残さない QRコードつきの案内紙を配布することで、デジタルが苦手な方にも配慮した設計
地域のデジタル化の第一歩に 委任状だけでなく、デジ町 町内会LINEが地域コミュニケーション全体を支えます
導入事例紹介：埼玉県朝霞市東町内会様
「安眠総会：総会前日に、初めてぐっすり眠れました」
── 東町内会 会長 田原 亮 様
980世帯を抱える東町内会（埼玉県朝霞市）では、令和7年度の総会にあわせてデジ町 町内会LINEの委任状デジタル化機能を初めて導入しました。
デジタル委任状導入前の課題
令和7年度総会において、委任状577件のうち、259件（約45％）がデジタル委任状で提出されました。
一方で、導入前から町内会運営において課題となっていたのが、会費の集金、回覧板の配布、そして総会委任状の回収です。
特に総会委任状については、毎年総会に向けて紙の委任状を配布・回収しており、回収状況の把握や集計に手間がかかっていました。
「締切直前まで過半数をクリアできるかどうかわからない。毎年ヒヤヒヤしていました。」
── 田原 亮 会長
デジタル委任状導入後の変化（ビフォーアフター）
紙の委任状のみで運用していた頃は、回収状況が把握しづらく、総会が成立するかどうかを当日まで判断しにくい状況がありました。
デジタル委任状の導入後は、紙とデジタルを併用しながら委任状を回収でき、提出状況をリアルタイムで確認できるようになりました。
これにより、総会成立の見通しを早い段階で把握でき、役員の心理的負担軽減にもつながりました。
デジタル委任状導入後の成果
| 項目 | 実績 |
|---|---|
| 会員世帯総数 | 980世帯 |
| 委任状提出総数 | 577件 |
| デジタル委任状 | 259件 |
| デジタル利用率 | 約45％ |
デジタル委任状は委任状全体の約45％を占めました。配布後約2週間で237件の回答が集まり、総会前日には過半数到達を確認。田原会長は「前日はぐっすり眠れた」と振り返ります。
役員の声
デジタル委任状はリアルタイムで確認できるため、紙の回収分と合わせて総会前日には過半数（491名）のクリアが確定していました。従来は当日まで成立するかわからなかった総会が、初めて「安心して迎えられる総会」になった瞬間でした。
「前日には過半数のクリアが確定していたので、総会当日を心穏やかに迎えることができました。想像以上に多くの方がデジタルで委任状を提出してくれて、驚きましたね。これが一般的になれば、役員の負担は格段に変わると思います。」
── 東町内会 田原 亮 会長
他の自治会・町内会へのメッセージ
「アクションがなければリアクションもない。二の足を踏んでいるなら、まずやってみることが大事だと思います。」
── 東町内会 田原 亮 会長
田原会長のこの言葉が、全国の自治会・町内会役員の皆さまへのメッセージです。
東町内会での事例は、初年度の導入でも十分な手応えが得られることを示しています。
今後の展開
デジ町 町内会LINEは、委任状のデジタル化を皮切りに、自治会・町内会の「面倒な作業」をひとつひとつ解消していきます。
イベント出欠・住民アンケートへの展開
📅 イベント出欠確認
お祭りや清掃活動など、行事への参加・不参加をLINEで簡単に回答。出欠表の作成・集計も自動化します。
📋 住民アンケート
地域の意見収集や満足度調査を、LINEで手軽に実施。紙のアンケートを配布・回収する手間がなくなります。
よくある質問
Q
スマホが苦手な人でも使えますか？
はい。デジ町 町内会LINEは、普段お使いのLINEから利用できるため、新しいアプリのインストールは不要です。また、紙の案内に掲載されたQRコードを読み込んで委任状を提出できます。
Q
紙の委任状と併用できますか？
はい。紙の委任状とデジタル委任状を併用できます。スマホが苦手な方は従来どおり紙で提出し、利用できる方はLINEから提出するなど、ご加入の自治会町内会の実情に合わせて運用できます。
Q
LINEアプリ以外は必要ですか？
いいえ。住民の方は普段利用しているLINEアプリのみで利用できます。新たなアプリのインストールや会員登録は不要です。
Q
総会以外にも利用できますか？
はい。委任状の提出だけでなく、イベント出欠確認、住民アンケート、回覧板の配信など、自治会・町内会のさまざまな情報共有に活用できるよう開発中です。
Q
個人情報は安全ですか？
デジ町 町内会LINEでは、適切な情報管理体制のもとでサービスを運営しています。また、現在、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）認証の取得を進めており、さらなるセキュリティ体制の強化に取り組んでいます。
まずは、お気軽にご相談ください。
- 「うちの自治会でも使えるの？」
- 「導入までどのくらいかかる？」
- 「費用はどれくらい？」
どんな小さな疑問でも、まずはお問い合わせください。
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